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GEDOCS è il software per l’archiviazione smart. Consente la gestione completa dei documenti, sia prodotti ex novo in formato elettronico che acquisiti dall’esterno in formato cartaceo, e permette di realizzare con con i medesimi standard qualitativi sia la digitalizzazione del pregresso sia l’integrazione della nuova gestione delle pratiche. La produzione dei documenti informatici è regolata sulla base di modelli presenti nel sistema informatico di document management.
La gestione delle pratiche include la gestione documentale, integrata con la strutturazione dei documenti in fascicoli e la possibilità di creare e inserire nuovi documenti. La consultazione consente ricerche incrociate e la possibilità di stabilire diversi livelli di permesso di accesso e visibilità. La strutturazione delle pratiche, così come quella dei documenti, è completamente personalizzabile, modificabile ed integrabile. La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con firma elettronico/digitale.
I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo al fine di preservarne l’integrità e la sicurezza. La riservatezza dei dati è ottenuta attraverso l’uso di profili e password, e a richiesta anche mediante diverse modalità di autenticazione sicura.